ちょっとした調べもので古い領収証を探したいとき、すぐに見つからなくて苦労した経験はありませんか？
税務顧問として関与しはじめたばかりの会社さんに、「領収証を拝見させてください」というと、バスケットが出てきました。
100円ショップで買ったと思われるバスケットに、すべての領収証・請求書・納付書・振込控え・売上伝票等々が無造作に放り込まれている状態です。
これはバスケットに入れることが問題ではありません。
バスケットに入れる前に、何の分類もしていないことが原因です。
【方法】
まず、月別にファイリング。これが原則です。
帳簿を月々で見返すからです。毎月きちんと締め切って、糊貼りしましょう。
その上で、さらに次のような項目で分類してみると良いでしょう。
・ 預金から出し入れしたもの（通帳別に）
・ 現金から出し入れしたもの（小売であれば、店舗別に）
・ 売上台帳
・ 仕入台帳
・ 給与台帳
・ 社員経費の立替精算書（一覧表）
【効果】
ここでのポイントは、社員経費の立替精算書は、経費を立て替えた社員みずからが糊貼りをして、一覧表を作ることです。
経費に対する意識も深まりますし、経理部門の負担も軽減します。
また月別、出し入れ別に分類することで、帳簿の入力がラクになります。
裏を返せば、領収証を探したいときに帳簿から逆引きできるので、サクサク見つけることもできるのです。
